AutoInvoice

eFaktura direkte i ditt økonomisystem

Med Visma AutoInvoice kan du sende og motta fakturaer direkte fra ditt økonomisystem.

  • Send fakturaer som før – elektronisk faktura sendes til dem du har avtalt dette med
  • Valgfri epost-varsling og fakturautskrift
  • Du sparer store administrasjonskostnader
  • eFaktura er mer effektivt enn tradisjonelt papir og postgang. Fakturaen sendes som en elektronisk fil mellom deg og dine kunder/leverandører

Hvorfor elektronisk faktura?

Statlige virksomheter og helseforetak er lovpålagt å motta elektronisk faktura på kontrakter inngått etter 01.07.2012. Alle norske kommuner er også anbefalt å gjøre det samme.

Fordeler med Auto Invoice

For avsender:
  • Du slipper prosessen med utskrift, pakk og porto på fakturaene
  • Fakturaen raskere frem til mottager
  • Du har større kontroll på når fakturaen kommer frem, og om den kommer frem
  • Dataene registreres raskere og riktig i mottakers løsning for håndtering av faktura
  • Det er større sannsynlighet for at fakturaen betales i tide

Disse fordelene er generelle, og gjelder alle som tar i bruk elektronisk faktura. Ved å benytte Visma AutoInvoice kommer man raskt og rimelig i gang, og selve fakturaprosessen fungerer slik du er vant til i din Visma-løsning.

For mottaker:
  • Ingen åpning av post
  • Ingen skanning av papirfaktura
  • Fakturaen kan leses direkte inn i løsning for elektronisk fakturahåndtering
  • Ved innlesning vil typiske data som leverandør, fakturadato, forfallsdato, fakturanummer, beløp, referansenummer og KID leses med 100 % kvalitet, i motsetning til en klassisk OCR-lesning av en skannet papirfaktura
  • Korrekt automatisert konteringsforslag og forslag til godkjenner(e) hvis fakturaen skal videre på flyt (hvis man har en løsning for elektronisk faktura håndtering som støtter dette)
  • Elektronisk faktura kan spare en bedrift for kostnader tilsvarende ca. 100-400 kroner per faktura fra mottak og behandling til ferdig arkivering
  • Disse fordelene er generelle, og gjelder alle som tar elektronisk faktura i bruk. Ved å benytte Visma AutoInvoice kan du i tillegg enkelt motta elektronisk faktura direkte i Visma Dokumentsenter

Slik fungerer det

Dersom både avsender og mottaker benytter Visma AutoInvoice, vil fakturaen sendes direkte til mottakers elektroniske postkasse i Visma AutoInvoice. Du kan logge deg på AutoInvoice, og der kontrollere om mottaker er en AutoInvoice bruker. Når mottaker er knyttet til en annen aksesspunktleverandør er prosessen annerledes, og flere kriterier må være oppfylt.

  1. Mottaker må være knyttet til et offentlig godkjent aksesspunkt
  2. Mottaker må være registrert i Elektronisk Mottaker AdresseRegister (ELMA). Mottakeren gjør ikke dette selv, men det gjøres av den aksesspunktleverandøren som mottaker benytter
  3. Informasjon om mottakers elektroniske fakturaadresse og riktig operatørkode (PEPPOL) må registreres under kundeopplysningene i ditt økonomisystem

Når vi sender elektronisk faktura via den offentlige infrastrukturen benyttes ALLTID EHF som format. Det er videre opp til den enkelte aksesspunkt-leverandør å konvertere til det formatet mottaker ønsker.

Dersom du skal motta eFaktura i AutoInvoice fra avsendere som benytter andre aksesspunkts-leverandører, mæ du selv være registrert i ELMA.